Løsningen

Løsningen

Løsningen

Resultatet er blevet et omfattende kommunikationssystem, hvor Kræftens Bekæmpelse og de frivillige nemt kan holde styr på alt fra materialebestilling til resultater og kommunikere med hinanden og de mere end 40.000 indsamlere.

Arbejdsgange

Igennem hele processen har der været fokus på at understøtte de mere end 600 indsamlingslederes daglige arbejde. Hvad enten det gælder om at sende en mail eller bestille materialer har vi arbejdet med at optimere arbejdsgangene for dem, der bruger systemet dagligt.

Wireframe

For at sikre at vi har gennemtænkt og afprøvet alle funktioner og processer, har vi arbejdet grundigt med wireframes. Dette har vi gjort i tæt samarbejde med Kræftens Bekæmpelse for at finde frem til den mest optimale løsning.

Udførelse

Som det sidste led i denne proces har vi indarbejdet de erfaringer vi har gjort os i arbejdet med arbejdsgange og wireframes, og resultatet er blevet et yderst gennemarbejdet og velprogrammeret kommunikationssystem.

Det nye landsindsamlingssystem

Det nye landsindsamlingssystem er ikke den første version men derimod en retænkning og et redesign af et eksisterende system.

Behovet for et nyt system var stort for Kræftens Bekæmpelse, da efterspørgslen efter lettere arbejdsgange og nye muligheder blev større og større.

Det har desuden været vigtigt at få motiveret flere af de frivillige til at bruge systemet. Derfor har det været en høj prioritet at gøre systemet så overskueligt som muligt og give de frivillige nogle værktøjer, der kan hjælpe dem i deres arbejde.

Indsamlingssteder

Systemet indeholder i dag ca. 750 indsamlingssteder fordelt på 230 områder, 98 kommuner og 5 regioner. Det hele vedligeholdes hver dag af mere end 600 indsamlingsledere.

indsamlere

Hvert år håndterer systemet ca. 20.000 aktive indsamlere. Indsamlingslederne sender informationer ud, tildeler ruter, registrerer de indsamlede beløb og meget mere. I hele systemet er der registreret op mod 40.000 indsamlere.

Resultat

Efter hver landsindsamling skal de omkring 20.000 indsamlingsbøtter tælles op, og det samlede beløb for hver af de 750 indsamlingssteder registreres herefter i systemet.

Phonere

Som en hjælp til indsamlingslederne er der lavet et særskilt system, hvor frivillige kan hjælpe med at erhverve indsamlere til de mange indsamlingssteder. Dette er en vigtig funktion for Kræftens Bekæmpelse for at sikre, at der kommer så mange som muligt og hjælper med at samle ind.

Materialebestilling

Flyers, plakater, brochurer, indsamlingsbøtter og meget mere er alt sammen noget, der hvert år skal bestilles til alle indsamlingsstederne. Til det er der lave et nemt flow, så indsamlingslederne kan gå ind og bestille til de enkelte steder. Bestillingssystemet er koblet op på både Kræftens Bekæmpelses webshop og deres økonomisystem.

Søgning

For at lette navigationen i hele systemet, er der udviklet en omfattende søgefunktion, der søger efter områder, distrikter, indsamlere og indsamlingsledere. Resultaterne fra søgningen er delt op i kolonner, så det er nemt at overskue.

Behandling af lister

Systemet er bygget op omkring det princip, at man kan generere, vedligeholde og behandle forskellige lister. Hvad end det er lister over indsamlingssteder, indsamlere eller resultater.

Til behandling af lister kan nævnes:

  • Værktøjer til at udføre handlinger så som send mail/sms og print/eksportér
  • Filtrering med forskellige parametre
  • Sortering på kolonner

Det er f.eks. muligt at lave en filtrering på alle indsamlere med mobilnummer for herefter at sende dem en SMS via systemet. 

Kommunikation

Kommunikation

Kommunikation med indsamlere er nemmere end nogensinde

Landsindsamlingssystemet er i høj grad et kommunikationssystem, og derfor er der lagt ekstra vægt på denne del.

Vil du sende mail eller SMS

Uanset om der er behov for at sende en mail eller en sms, og om den sendes til 5 eller 20.000 personer kan systemet nemt håndtere dette. Det hele håndteres i et velprogrammeret og sikkert kø system, der sikrer, at alle mails bliver leveret, og at systemet ikke går ned.

Vælg skabelon eller skriv en ny

Det er muligt at vælge en helt ny eller bruge en besked, som man tidligere har gemt. Ved udsendelse er det muligt at bruge flettekoder for at personliggøre de beskeder, man sender ved f.eks. at skrive "Kære <fornavn>". Dette gælder både mail og SMS.

Gem, test eller send

Når den rigtige mail er skrevet, er der tre funktioner.

  • Gem beskeden til senere brug
  • Send test af beskeden før endelig udsendelse
  • Endelig udsendelse til alle modtagere

Besked historik

Da kommunikation er en rigtig stor del af systemet, er det vigtigt at kunne gå tilbage og se en detaljeret oversigt over, hvad der er sendt. Vi fører derfor statistik på alle indsamlere og alle indsamlingsledere.

Detaljer om indsamleren

Ret oplysninger, send beskeder og se historik er bare nogle af de funktioner, der er tilgængelige, når en indsamlingsleder kigger på en indsamlers profil.

Detaljen

Med de mange aktive indsamlere hvert år, er det vigtigt at have et detaljeret billede af hver enkelt indsamler. Derfor har vi lavet et omfattende billede af en indsamler, der består af stamdata, indsamlingssted, beskeder og besked historik, historik over årsindsamlinger samt indsamlet beløb.

Integration & Migrering

Integration & Migrering

Integration af systemer & migrering af data

Landsindsamlingssystemet har mange grene, og derfor er der også meget data, der skal behandles. Derfor snakker systemet sammen med seks eksterne systemer.

Integration af eksterne systemer

Landsindsamlingssystemet har mange grene, og derfor er der også meget data, der skal behandles. Derfor snakker systemet sammen med seks eksterne systemer.

Migrering af data

Det har ikke været en helt let opgave at migrere data fra et ældre system til et nyt, med nye database relationer og formater, men alt er lykkes og det blev til:

5 regioner‚ 98 kommuner, 230 områder, 750 distrikter, 600 frivillige og sidst men ikke mindst 40.000 indsamlere.